AGILA Icon Rechnungen einreichen
Rechnung per E-Mail einreichenSchritt für Schritt
  1. Geben Sie als Empfänger direktabrechnung@agila.de an.
  2. Geben Sie einen Betreff an, z.B. Direktabrechnung.
  3. Im Text der E-Mail müssen folgende Angaben enthalten sein:
    • Vor- und Nachname des Versicherungsnehmers
    • Versicherungsnummer des Versicherungsnehmers
    • Tiername
    • formlose Information, an wen der Rechnungsbetrag ausgezahlt werden soll – an Sie oder den Versicherungsnehmer.
  4. Fügen Sie der E-Mail die Rechnung im Anhang hinzu – möglichst als PDF-Datei. Bitte fügen Sie keine weiteren Dateien hinzu!
  5. Klicken Sie auf senden.
  6. Geschafft! Sobald die Rechnung bearbeitet wurde, erhalten Sie per E-Mail oder Post eine schriftliche Information darüber, welche Kosten übernommen wurden.
Rechnungen nochschneller einreichen

Tipps für das perfekte Bildzur Rechnungseinreichung
Häufige Fragenzur Direktabrechnung bei AGILA
Ich habe kein easyVET, sondern eine andere Praxissoftware - kann ich trotzdem über die Software direkt abrechnen?
Derzeit nicht. Sie können jedoch den Kundenservice Ihrer Praxissoftware kontaktieren und darum bitten, eine Anbindung zu initiieren.
Der Betrag wird immer auf das falsche Konto ausgezahlt (Apotheke vs. Praxis). Was kann ich tun?

Auf der Rechnung muss der Zahlungsempfänger eindeutig benannt werden – das heißt, es darf nur eine Kontoverbindung auf der Rechnung stehen.

Der Betrag wurde fälschlicherweise an den Kunden ausgezahlt und dieser überweist ihn nicht an mich. Können Sie die Erstattung zurückfordern und an mich auszahlen?
Wenn Sie den Zahlungsempfänger bei der Rechnungseinreichung korrekt angegeben hatten und die Kundin oder der Kunde sich weigert, das Geld zurückzuzahlen, können wir die Zahlung zurückfordern und eine neue Überweisung an Ihre Praxis vornehmen. Melden Sie sich dazu bitte telefonisch bei unserem Kundenservice unter 0511 71280-830. Für die Zukunft empfehlen wir, falls möglich, eine Abrechnung via Schnittstelle (easyVET). Dort kann der Zahlungsempfänger ausgewählt werden. Alternativ können Sie die Kundin oder den Kunden bitten, die Rechnung vor Ort via AGILA Kunden-App einzureichen und dort die Tierarztpraxis als Zahlungsempfänger auszuwählen.
Ich erhalte regelmäßig einen Cent zu viel oder zu wenig. Was kann ich tun?

Der Fehler ist bekannt, vermutlich ist die Ursache ein Rundungsfehler, der entsteht, wenn für einzelne Posten nur der Nettobetrag angegeben ist und im Abrechnungsprozess automatisch ein Bruttobetrag errechnet wird. Unser Bestandsführungssystem liefert derzeit leider für diesen Rundungsfehler keine Lösung. Wir arbeiten aber daran entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Dies wird leider einige Zeit dauern. Wenn es Ihnen möglich ist, weisen Sie für jede Leistung den Bruttobetrag aus - dann sollte das Problem nicht mehr vorkommen.

Ich kenne die Vertragsnummer meines Kunden nicht. Was kann ich tun?
Die Vertragsnummer steht in der Versicherungspolice, auf den Beitragsrechnungen, in den Überweisungen sowie in der AGILA Kunden-App. Kennen Sie die Vertragsnummer nicht und können diese auch nicht bei Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden erfragen, bitten wir Sie, von einer Direktabrechnung abzusehen.
Woher weiß ich, ob der Kunde einen OP-Tarif oder einen Tierkrankenschutz hat?
Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde Ihnen keine sichere Auskunft geben kann, lassen Sie sich die Versicherungspolice vorlegen. Alternativ können Sie auch darum bitten, dass die AGILA Kunden-App vorgezeigt wird. Einmal heruntergeladen und registriert, können die Nutzenden jederzeit den Tarif sowie das verfügbare Budget einsehen.
Woher weiß ich, welche Leistungen übernommen werden?

Am besten lassen Sie sich die Versicherungspolice vorlegen – dort sind alle Informationen enthalten, auch bei älteren Tarifgenerationen. Eine Übersicht darüber, welche Leistungen in den aktuellen Tarifen übernommen werden, finden Sie hier.

Was mache ich, wenn AGILA nur einen Teil der Rechnung bezahlt?
Sobald die Rechnung bearbeitet wurde, erhalten Sie eine schriftliche Regulierungsinformation. Haben Sie eine E-Mail-Adresse bei uns hinterlegt, bekommen Sie eine E-Mail, sonst schicken wir die Information per Post. Dort sehen Sie, welche Kosten wir nicht übernommen haben und nennen die Gründe dafür. Den Differenzbetrag müssen Sie dann von Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden einfordern.
Gibt es eine Frist, innerhalb der die Rechnung eingereicht werden muss?
Rechnungen sollten innerhalb des Versicherungsjahres eingereicht werden, spätestens jedoch einen Monat nach Ablauf des Versicherungsjahres bzw. nach Vertragsbeendigung. Da dieser Zeitpunkt bei jedem Vertrag individuell ist, sollte er vorher erfragt werden. Grundsätzlich lohnt es sich, die Rechnung so schnell wie möglich einzureichen – es kann ansonsten vorkommen, dass in der Zwischenzeit andere Rechnungen eingereicht und ausgezahlt wurden, sodass die jährliche Versicherungssumme ausgeschöpft ist. Sammelrechnungen können wir zudem nicht bearbeiten.
Gibt es eine Abtretungserklärung als Vorlage von AGILA?

Ja, diese können Sie sich kostenlos im AGILA Shop herunterladen.